Что надо знать о проверках ТКП

Ниже приводится текст инструкции, в соответствии с которой производятся инспекционные проверки ТКП.

Данная инструкция в равной мере применяется к агентам и субагентам ТКП.

И Н С Т Р У К Ц И Я

о порядке организации и проведения инспекционных проверок и ревизий аккредитованных при ТКП агентств 

I. Общие положения 

Основной целью настоящей Инструкции является определение порядка организации и проведения ревизий и инспекционных проверок (далее- ревизий) аккредитованных при ТКП агентств по продаже авиаперевозок (далее — агентств) силами как работников ТКП, так и привлекаемых для целей проверки работников других организаций, учреждений, физических лиц. 

Инструкция разработана в соответствии с Положением об аккредитации и действующим договором между ТКП и агентством. 

Предметом ревизии является соблюдение агентством: 

1) правил обслуживания пассажиров;

2) существующих технологий, инструкций, положений, действующих в системе взаиморасчетов. 

В ходе ревизии подвергается проверке вся совокупность характеристик агентства как аккредитованного при ТКП. 

В связи с этим при проведении ревизии проверяющие уделяют особое внимание оформлению агентства, наличию и состоянию технологического оборудования, используемого при обслуживании пассажиров, профессиональной подготовке персонала агентства, наличию и состоянию помещений, оборудования для безопасного хранения БСО, денежных средств, правильности использования БСО, своевременности и полноты представления отчетности в ТКП и перечисления выручки на счета, указанные ТКП. 

При проведении ревизии проверяющие обязаны строго руководствоваться действующими в системе взаиморасчетов правилами, положениями, технологиями, инструкциями, утвержденным Президентом ТКП заданием, принимать меры к устранению нарушений, быть объективными, оказывать практическую помощь ревизуемым агентствам. 

II. Организация и подготовка ревизии 

Ревизии проводятся как на плановой основе, так и внеплановые. Годовой план, утверждается Президентом ТКП. Возможно проведение внеплановых ревизий. Решение о проведении внеплановых ревизий принимает Президент ТКП или лицо, исполняющее его обязанности на время отсутствия. 

Для проведения ревизии приказом Президента ТКП назначается ревизионная группа в составе высококвалифицированных специалистов ТКП, агентств и других организаций. Этим же приказом назначается руководитель группы. 

Сроки проведения ревизии и состав ревизионной группы определяются с учетом объема и особенностей ревизуемого предприятия. 

Проведению ревизии предшествует тщательная подготовка, изучение имеющихся в ТКП данных, характеризующих работу и финансовое состояние ревизуемого агентства. 

На основе изучения указанных материалов разрабатывается программа ревизии, содержащая перечень основных вопросов ревизии, а также план проведения ревизии касс и инвентаризации материальных ценностей. 

III. Порядок проведения ревизии 

Перед проведением ревизии руководитель ревизионной группы предъявляет полномочия на проведение ревизии руководителю ревизуемого агентства, знакомит его с задачами ревизии, представляет членов ревизионной группы. 

Руководитель ревизуемого агентства знакомит участников ревизии с ответственными работниками агентства, дает указание о предоставлении помещения ревизионной группе, содействует организации рабочих мест, иных условий для нормального выполнения членами ревизионной группы своих обязанностей. 

Руководитель ревизуемого агентства обеспечивает сохранность ревизионных материалов и дает указания о назначении в необходимых случаях инвентаризационной комиссии. 

Руководитель ревизионной группы знакомится на месте с организацией продажи авиабилетов, условиями работы и особенностями производства, постановкой учета и обеспечением сохранности материальных ценностей и при необходимости уточняет план проведения ревизии. 

IV. Права и обязанности должностных лиц, осуществляющих ревизию 

При проведении ревизии ревизор имеет право: 

– проверять первичные документы, отчеты кассиров, наличные денежные средства; требовать представления письменных объяснений от должностных и других лиц агентства, а также необходимых справок по вопросам, возникающим при проведении ревизии;

– проверять своевременность представления отчетности в ТКП и перечисления денежных средств в ТКП или на счета, указанные ТКП;

– проводить сплошные или частичные инвентаризации бланков ТКП;

– беспрепятственно допускаться в помещения касс, проводить ревизию касс в присутствии должностного лица ревизуемого агентства;

– проверять действие охранной сигнализации как в помещениях предназначенных для хранения БСО, так и непосредственно на рабочем месте кассира;

– проверять наличие и актуальность используемой персоналом агентства справочно-методических изданий ТКП. 

V. Ревизия агентства 

1. Проверка общего состояния агентства 

В ходе проверки общего состояния агентства проверяется: 

– имеется отдельный вход и вывеска с названием этого агентства, наличие соответствующей рекламы;

– обеспечена доступность агентства всем желающим приобрести авиабилет, получить справку и т.д.;

– имеется расписание работы агентства, соответствие данным его паспорта;

– наличие в операционном зале агентства рекламы, указателей, расписания движения самолетов, смежных видов транспорта, условий предоставления перевозчиками льгот отдельным категориям пассажиров, компоновка пассажирских кабин ВС;

– укомплектованность штата кассиров;

– наличие журнала учета разборов с л/составом, наличие журнала технической учебы (темы, регулярность занятий);

– наличие учета различных нарушений технологии работы кассира, дисциплинарных нарушений;

– наличие должностных инструкций , их знание персоналом агентства;

– площадь одного рабочего места кассира(кассы)составляет не менее 3 м;

– рабочие места (кассы) имеют достаточное для работы с бланками (и дисплеями) освещение в соответствии с требуемыми нормами.

– каждая касса оборудована сейфом для оперативного хранения БСО, наличных денег;

– в кассах имеется охранная сигнализация (кнопка на рабочем месте каждого кассира), наличие журнала регистрации ее проверок;

– пожарная сигнализация в исправном состоянии ;

– помещения обеспечивают безопасное хранение наличных денег и БСО;

– в помещениях для хранения БСО и наличных денег: 

а) окна и двери имеют решетки с надежными запорными устройствами

б) оборудованы стационарными средствами сигнализации, заведенными на пульт охранной организации, с которой у агентства имеется соответствующий договор на оказание услуг по охране агентства. 

– сейф для каждого кассира (при сменной работе) прикреплен к полу или стене с целью исключения его выноса. Может быть один сейф (основной), а остальные вне кассы в охраняемом зале;

– имеется изолированное помещение, обеспечивающее безопасное хранение архива (отчетов кассиров);

– кассиры знают правила применения бланков ТКП;

– общее санитарно-гигиеническое состояние всех помещений агентства соответствует установленным требованиям;

– имеется книга замечаний и предложений и объявление о ее местонахождении;

– проводится работа по поступившим жалобам. 

2. Проверка кассы. 

Перед началом проверки, во избежание недовольства пассажиров, руководитель проверяемого агентства или должностное лицо, уполномоченное им, организует информирование пассажиров о прекращении продажи и закрытии кассы. 

Ревизия проводится в присутствии кассира и должностного лица агентства. 

На время ревизии все кассовые операции прекращаются и посторонние лица в помещение кассы не допускаются. 

Перед тем, как приступить к проверке кассы, необходимо проверить, не имеется ли в кассе бланков авиакомпаний и не производилась ли на них продажа. 

Ревизор, приступая к ревизии, требует от кассира предъявить все бланки строгой отчетности ТКП. 

Бланки строгой отчетности, с указанием их номеров, подробно перечисляются в акте ревизии. 

Акт ревизии подписывают: ревизор, кассир и должностное лицо агентства. 

Кассир, даже при наличии у него возражений по составленному акту, обязан подписать акт и одновременно представить свои письменные объяснения и возражения. 

Первый экземпляр акта передается руководителю ревизионной группы и хранится в материалах ревизии, второй передается кассиру, третий назначенному представителю агентства. 

При ревизии кассы необходимо проверить: 

– бланки строгой отчетности ТКП всех видов полистно;

– соответствие даты реализации БСО периоду, за который отчитывается кассир;

– соблюдение последовательности номеров билетов при их реализации;

– правильность применения тарифов за перевозку пассажиров и багажа и правомерность взимания сборов;

– правильность аннулирования билетов;

– правильность оформления билетов по безналичному расчету и документов безналичного расчета;

– операции по возврату денег пассажирам за неиспользованные билеты и отчетность по ним;

– полноту записей в билетах данных при оформлении льготных авиабилетов;

– своевременность реализации мест;

– наличие подлинников и копий (купонов) переоформленных билетов, на основании которых произведено переоформление;

– сроки предоставления отчетов кассирами;

– полноту и своевременность оприходования БСО;

– правильность ведения приложений к ежедневным отчетам;

– наличие случаев передачи мест или БСО другим физическим или юридическим лицам. 

3. Контроль использования мест при продаже и бронировании.

1. Изучить документы, которые в пределах проверяемого периода регламентируют работу агентства при выполнении операций продажи и бронировании мест. 

К таким документам относятся:

Договор ТКП Агентство;

Правила бронирования и продажи мест;

Собственные правила продажи и бронирования мест авиакомпаний;

Прямые договоры Агентство Авиакомпания;

другие документы. 

2. Заказать архив продаж за рассматриваемый период времени во всех ЦБА, где за это время агентство получало места для оформления билетов. 

3. На основании имеющихся контрольных (агентских) купонов и записей архива ЦБА провести проверку обоснованности получения мест и оформления билетов, имея в виду, что каждому, полученному из АС СИРЕНА месту, должен соответствовать оформленный контрольный (агентский) купон и каждому оформленному контрольному (агентскому) купону должно соответствовать полученное в АС СИРЕНА место. Кроме этого, билет должен быть оформлен в сроки, установленные действующими правилами. 

4. На основании архива продаж провести проверку соблюдения агентами правил бронирования. При этом проверяется: 

— соблюдение установленных сроков бронирования и возврата забронированных мест;

— наличие случаев необоснованного получения мест из АС СИРЕНА;

— задержка возврата мест в АС СИРЕНА при возврате или обмене билета (подтверждается информацией полученной из контрольных (агентских) купонов). 

5. Проверка сохранности и расходования БСО. 

При ревизии расходования и сохранности БСО необходимо проверить: 

— условия хранения материальных ценностей , обеспечение охранной сигнализации, ее работоспособность, условия хранения БСО, соответствие фактических условий хранения БСО требуемым;

— правильность и своевременность оформления движения БСО, полностью и своевременно ли оприходованы фактически полученные бланки;

— соответствие количества бланков , числящихся по отчетам агентства данным ТКП , а также их выборочная инвентаризация ;

— имеются ли на складе бланки старых партий, соблюдается ли последовательность при их выдаче;

— правильность, обоснованность и своевременность списания недостач или утраты бланков. 

VI Порядок оформления результатов ревизии 

Для обобщения результатов ревизии деятельности агентства составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизией недостатки и нарушения и указывается нанесенный ущерб и штрафные санкции ,применяемые в отношении ревизуемого агентства в соответствии с действующим договором между ТКП и агентством. 

Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого агентства. 

При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее трех дней со дня подписания акта представляют в ТКП письменные объяснения. 

Один экземпляр акта ревизии вручается руководителю ревизуемого агентства. 

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся на ревизуемом предприятии документов и материалов. 

По каждому факту, отраженному в акте, должно быть четко изложено его содержание, со ссылкой на соответствующие документы.